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Neue SV-Beitragsberechnung mit SP_Lohn
Stand: 06.02.2006
Der Gesetzgeber hatte alle Hersteller von Personalabrechnungssystemen im Januar vor eine neue
Herausforderung gestellt. Seit Januar 2006 müssen die voraussichtlichen
Sozialversicherungsbeiträge monatlich bis zum drittletzten Bankarbeitstag auf den Konten der
Krankenkassen eingehen. Da die Beiträge zum Zeitpunkt der Fälligkeit in den meisten
Unternehmen nicht berechnet werden können, ist die voraussichtliche Beitragsschuld zu schätzen.
„Das SP_Data Entwicklerteam hatte die anspruchsvolle Aufgabe, eine komfortable und flexible
Lösung zu finden. Diese sollte ohne
manuellen Erfassungsaufwand durch die Anwender und ohne Veränderungen der laufenden
Geschäftsprozesse auskommen.“, so Michael Lange, Produktmanager Lohn bei SP_Data. Gleichzeitig
war eine flexible Anpassbarkeit gefordert, um die besonderen Anforderungen von Dienstleistern
und Unternehmen mit stark schwankender Mitarbeiterzahl oder stark variierenden Bezügen zu
erfüllen.
Für Abrechnungszeiträume ab 01/2006 haben die SP_Data Entwickler eine neue Beitragsabrechnung
eingeführt, die bereits vor der Verdienstabrechnung ausgeführt werden kann. Falls im laufenden
Monat schon Verdienstabrechnungen erstellt wurden, werden die Sozialversicherungsbeiträge wie
bisher aus den aktuellen Lohnkonten gebildet. Diese sind jedoch im Regelfall nicht vorhanden,
so dass SP_Lohn dann automatisch die neue Beitragsschätzung durchführt. Die Beitragssschätzung
ermittelt die Sozialversicherungs-Bruttowerte aus den Vorverdiensten des Mitarbeiters. Sofern
für einen Mitarbeiter keine Vorverdienste vorhanden sind, werden die Bruttowerte des
Entgeltkreises gerechnet, zu dem der Mitarbeiter gehört. Entgeltkreise fassen Mitarbeiter mit
möglichst ähnlichem Entgelt zusammen.
Für eine hinreichend korrekte Schätzung eines neuen Mitarbeiters reicht somit das Anlegen der
Stammdaten mit mindestens den Informationen Name, Adresse, Entgeltkreis, Personengruppe,
Beitragsgruppe und der zugehörigen Krankenkasse.
Die Entgeltkreise werden nach der Installation der neuen Version SP_Lohn 2006 angelegt und
automatisch den Mitarbeitern zugewiesen. Somit wurde das Ziel erreicht, eine Lösung ohne
manuellen Erfassungsaufwand für die SP_Lohn Anwender zu finden. Innerhalb jedes Entgeltkreises
können die Schätzverfahren vom Anwender verändert werden. Die verwendeten Schätzverfahren
werden in der Beitragsabrechnung dokumentiert.
Die in der Beitragsschätzung ermittelten Sozialversicherungs-Bruttowerte werden mit den
aktuellen Beitragssätzen multipliziert. Durch das Krankenkassen-Abonnement erhalten SP_Data
Kunden die Beitragssätze aller Krankenkassen automatisch per eMail. Die neuen Beiträge aller
gesetzlichen Krankenkassen werden einfach und bequem per Knopfdruck importiert. Dies spart
Zeit und man verpasst keine Beitragssatzänderung.
Für den Januar 2006 gibt es eine Übergangslösung, die eine Sechstelung der
Sozialversicherungsbeiträge für den Buchungsmonat Januar 2006 erlaubt. Bei der
Beitragsabrechnung Januar 2006 konnten die SP_Lohn Anwender wählen, ob die
Sechstelungsregelung angewendet werden soll oder nicht. Vorteil dieser Lösung ist, dass zum
drittletzten Bankarbeitstag im Januar keine Beiträge zu zahlen sind. Stattdessen sind die
Beitragsschätzungen von Februar bis Juli um die Sechstelbeträge aus Januar 2006 zu erhöhen.
Ein nicht zu unterschätzender Aspekt bei der neuen Beitragsabrechnung ist die buchhalterische
Betrachtung. Es gilt die Betragsschätzungen, die Zahlung der Differenzen aus dem Vormonat und
bis Juli 2006 die Verrechnung der Sechstelungsregelung zu berücksichtigen. SP_Lohn stellt
aussagefähige Listen bereit, die einen Abgleich mit der Finanzbuchhaltung sicherstellen.
SP_Lohn wird als systemgeprüftes Abrechnungsprogramm jährlich einer Qualitätssicherung durch
die ITSG unterzogen. „Bei der letzten Prüfung im Dezember 2005 haben wir die Lösung den
Prüfern vorgestellt. Dabei hat SP_Lohn sowohl in der Betragsschätzung wie auch in der
Dokumentation der Vorgehensweise die Erwartungen der SV-Prüfer sogar übertroffen“, freut sich
Michael Lange.
Die Praxis bei den SP_Lohn Anwendern mit den verschiedensten Datenkonstellationen hat die
Qualität und die Präzision der Beitragsschätzung in SP_Lohn unter Beweis gestellt. Das neue
Verfahren hat gezeigt, dass SP_Lohn eine zuverlässige und sichere Lösung für
Personalabrechnung und -verwaltung ist.
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